KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
Müşteriler, Üyeler, Site Ziyaretçileri ve İletişim Formu Kullanıcıları için
1. VERİ SORUMLUSU
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla [ŞİRKET UNVANI] (“Umay Sanat” veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.
Adres: [●] – MERSİS No: [●] – E-posta: [KVKK E-POSTA ADRESİ] – KEP: [●] – İnternet Sitesi: [●] (“Site”)
İşbu Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır.
2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ
Kimlik Bilgileri: Ad, soyad; fatura düzenlenmesi için gerekli olduğu hâllerde T.C. kimlik numarası; tüzel kişi yetkilileri için unvan ve görev bilgisi.
İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, teslimat ve fatura adresi.
Müşteri İşlem Bilgileri: Sipariş ve sepet bilgileri, satın alınan ürünler, sipariş geçmişi, fatura bilgileri, iade/değişim/cayma talepleri, talep ve şikâyet kayıtları, kişiye özel ürünler için iletilen isim, logo, yazı ve tasarım içerikleri.
Finansal Bilgiler: Ödeme tutarı, ödeme yöntemi, taksit bilgisi, banka hesap bilgileri (iade yapılması gerektiğinde), vergi dairesi ve vergi numarası. Kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu gibi kart bilgileri Şirket tarafından işlenmez ve saklanmaz; bu bilgiler doğrudan lisanslı ödeme kuruluşu tarafından işlenir.
İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, bağlantı tarih ve saati, üyelik giriş-çıkış kayıtları, şifre (şifrelenmiş olarak), cihaz ve tarayıcı bilgileri, trafik (log) kayıtları.
Pazarlama Bilgileri: Açık rızanız veya ticari elektronik ileti onayınız bulunması hâlinde; ilgi alanları, alışveriş alışkanlıkları, kampanya katılım bilgileri, çerez verileri.
Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Ürün yorumlarında, iade/ayıp bildirimlerinde veya sosyal medya etkileşimlerinde tarafınızca paylaşılan fotoğraf ve videolar; müşteri hizmetleri görüşmelerinin kaydedilmesi hâlinde ses kayıtları (görüşme öncesinde ayrıca bilgilendirilirsiniz).
Hukuki İşlem Bilgileri: Uyuşmazlık hâlinde yazışmalar, ihtarname, dava ve icra dosyası bilgileri, tüketici hakem heyeti ve arabuluculuk kayıtları.
Şirket, özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik veri, din, dernek üyeliği vb.) talep etmemektedir. Lütfen iletişim formları, yorum alanları veya yazışmalarda bu tür verileri paylaşmayınız.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEPLERİ
a) Üyelik kaydının oluşturulması ve yönetimi; siparişin alınması, ön bilgilendirmenin yapılması ve teyidi, mesafeli satış sözleşmesinin kurulması ve ifası; ürünlerin hazırlanması, paketlenmesi, kargoya verilmesi ve teslimi; kişiye özel ürünlerin tasarım ve üretimi; ödeme ve bedel iadesi süreçlerinin yürütülmesi; cayma, iade, değişim ve garanti süreçlerinin yürütülmesi; sipariş durumuna ilişkin bilgilendirme mesajlarının gönderilmesi.
Hukuki sebep: KVKK m.5/2-c (sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması).
b) Fatura ve e-arşiv/e-fatura düzenlenmesi, muhasebe ve vergi kayıtlarının tutulması; mesafeli sözleşmelere ilişkin kayıtların saklanması; 5651 sayılı Kanun kapsamında trafik bilgilerinin saklanması; yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi ve belge taleplerinin karşılanması; tüketici mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
Hukuki sebep: KVKK m.5/2-ç (veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması) ve m.5/2-a (kanunlarda açıkça öngörülmesi).
c) Talep, öneri ve şikâyetlerin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması; ürün ve teknik destek taleplerinin yanıtlanması.
Hukuki sebep: KVKK m.5/2-c ve m.5/2-f (veri sorumlusunun meşru menfaati).
ç) Hukuki uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması ve korunması; alacakların takibi; dava, icra, tüketici hakem heyeti ve arabuluculuk süreçlerinin yürütülmesi.
Hukuki sebep: KVKK m.5/2-e (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması).
d) Bilgi ve işlem güvenliğinin sağlanması; dolandırıcılık, sahte sipariş ve kart kötüye kullanımının önlenmesi; Site’nin teknik işleyişinin sürdürülmesi ve hataların giderilmesi; zorunlu çerezlerin kullanılması; ürün ve hizmetlerin geliştirilmesine yönelik anonim istatistik çalışmaları.
Hukuki sebep: KVKK m.5/2-f (veri sorumlusunun meşru menfaati) ve m.5/2-ç.
e) Kampanya, indirim, yeni ürün ve etkinlik duyurularına ilişkin ticari elektronik ileti gönderilmesi.
Hukuki sebep: 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında alınan ticari elektronik ileti onayınız ve KVKK m.5/2-ç.
f) Alışveriş alışkanlıklarınıza göre kişiselleştirilmiş öneri ve kampanya sunulması, profil oluşturma, analitik ve pazarlama çerezlerinin kullanılması, ürün yorumu ve fotoğraflarınızın Site’de veya sosyal medya hesaplarımızda paylaşılması.
Hukuki sebep: KVKK m.5/1 (açık rıza). Açık rızanız alınmadan bu amaçlarla veri işlenmez; rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ
Kişisel verileriniz; Site üzerindeki üyelik, sipariş, ödeme, iletişim ve iade formları, çerezler ve benzeri teknolojiler, e-posta, telefon, kısa mesaj ve anlık mesajlaşma uygulamaları (WhatsApp vb.), sosyal medya hesaplarımız üzerinden yapılan yazışmalar, kargo ve ödeme kuruluşlarından alınan teslimat ve işlem bilgileri aracılığıyla, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak üzere otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.
5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI TARAFLAR VE AKTARIM AMAÇLARI
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun şekilde aşağıdaki taraflara aktarılabilir:
Kargo, ambar ve nakliye firmaları: Ürünlerin teslimi ve iade gönderimleri için (ad, soyad, adres, telefon).
Lisanslı ödeme kuruluşları ve bankalar: Ödeme, taksit, bedel iadesi ve dolandırıcılık önleme işlemleri için.
E-fatura/e-arşiv özel entegratörü, mali müşavir ve muhasebe hizmet sağlayıcıları: Faturalandırma ve yasal kayıt yükümlülükleri için.
E-ticaret altyapı, sunucu (hosting), e-posta, SMS ve bulut hizmet sağlayıcıları: Site’nin işletilmesi, verilerin barındırılması ve bildirim gönderimi için.
İleti Yönetim Sistemi (İYS) ve ticari ileti gönderim hizmet sağlayıcıları: Ticari elektronik ileti onaylarının kaydı ve iletilerin gönderimi için.
Teknik servis ve kurulum hizmeti sağlayıcıları: Garanti, onarım ve kurulum süreçleri için.
Avukatlar, danışmanlar ve denetçiler: Hukuki danışmanlık, uyuşmazlık ve denetim süreçleri için.
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Ticaret Bakanlığı, Gelir İdaresi Başkanlığı, mahkemeler, icra daireleri, tüketici hakem heyetleri, kolluk ve savcılık vb.): Kanuni yükümlülükler ve talepler çerçevesinde.
6. YURT DIŞINA AKTARIM
Site altyapısı, bulut, e-posta, analiz veya reklam hizmetlerinin yurt dışında bulunan sunucular üzerinden sağlanması hâlinde kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilir. Bu aktarımlar, KVKK’nın 9. maddesi uyarınca; Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterlilik kararı verilmiş ülkelere, yeterlilik kararı bulunmaması hâlinde ise Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmelerin imzalanması ve Kurum’a bildirilmesi gibi uygun güvencelerin sağlanması kaydıyla gerçekleştirilir. Bu güvencelerin sağlanamadığı arızi hâllerde aktarım yalnızca KVKK m.9/6’da sayılan şartlarla yapılır.
Şu an için yurt dışına aktarım yapılan hizmet sağlayıcılar: [● – ör. e-ticaret altyapısı, Google Analytics, Meta Pixel; kullanılmıyorsa “Yurt dışına aktarım yapılmamaktadır.” ifadesi yazılacaktır].
7. SAKLAMA SÜRELERİ
Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır; bu sürelerin sona ermesiyle Şirket’in Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Başlıca saklama süreleri:
Mesafeli sözleşme, ön bilgilendirme, cayma ve teslimat kayıtları: En az 3 yıl (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği m.20).
Fatura ve muhasebe kayıtları, ticari defter ve belgeler: 10 yıl (6102 sayılı TTK m.82; 213 sayılı VUK m.253).
Trafik (log) kayıtları: 2 yıl (5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik).
Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları: Onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl.
Uyuşmazlığa konu kayıtlar: İlgili uyuşmazlık kesin olarak sonuçlanıncaya ve zamanaşımı süreleri doluncaya kadar.
Üyelik bilgileri: Üyelik sona erinceye kadar; sonrasında yukarıdaki yasal süreler boyunca.
8. İLGİLİ KİŞİ OLARAK HAKLARINIZ
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Şirket’e başvurarak;
a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
e) KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
9. BAŞVURU YÖNTEMİ
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca; kimliğinizi tespit edici bilgileri (ad, soyad, T.C. kimlik numarası veya yabancılar için uyruk ve pasaport/kimlik numarası, tebligata esas adres, varsa e-posta ve telefon) ve talep konusunu içeren bir dilekçe ile:
Islak imzalı olarak [AÇIK ADRES] adresine şahsen veya noter aracılığıyla,
[KEP ADRESİ] adresine kayıtlı elektronik posta (KEP) ile,
Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanarak [KVKK E-POSTA ADRESİ] adresine,
Şirket sistemlerinde kayıtlı olan e-posta adresinizden [KVKK E-POSTA ADRESİ] adresine
iletebilirsiniz. Başvurularınız, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, KVKK m.14 uyarınca cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz (30) gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış (60) gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
Başka bir kişi adına başvuru yapılması hâlinde, başvuru sahibinin bu konuda özel yetki içeren vekâletnameyi başvuruya eklemesi gerekir.
10. GÜNCELLEMELER
Şirket, işbu Aydınlatma Metni’ni mevzuat değişiklikleri ve veri işleme faaliyetlerindeki değişiklikler doğrultusunda güncelleyebilir. Güncel metin Site’de yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
Son güncelleme tarihi: [●]